《会计制度设计》第四章 4.2 存货业务会计制度设计

任务描述

销售部门的业务人员在了解客户基本情况后，确定交易意向，填写客户资料表。该表交由信用管制部门派驻的信用管制师对客户的经营能力、资信状况进行评价和审核，并出具授信建议。经销售部门经理核准与客户的交易方式及给予客户的信用额度后，签订销售合同。销售部门业务助理将客户资料输入电脑系统存档。

如是现销客户，当收到客户订货单及缴款时，将客户缴款填写缴款单送交财会部门出纳员。出纳员在收款后，将缴款单的一联交财会部门负责收款的会计进行电脑系统缴款确认。如是放账客户，须将已获核准的授信责任书送交财会部门负责应收款的会计进行电脑系统的授信额度确认，同时，将客户的订货单的一联及相应的销售合同一份转交营业管理部门。

营业管理部门的人员将电脑系统中制作的销货通知单送交储运部门（营业管理部门、储运部门工作由一人领导）。储运部门依据销货通知单标明的品种、数量进行备货并生成一式四联的送货单送交财会部门。财会部门核对价格、收款金额无误后签字并在电脑系统确认生成销货清单，据此填制销货发票并予以记账。财会部门将销货发票及三联送货单送交储运部门。储运部门留存一联，其余两联送货单及销货发票连同货物送交客户。客户签收后将送货单留存一联，另一联送货单由储运部门返回财会部门作为销售收入和应收账款依据。

案例学习

理论知识

存货定义：为企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。

企业实际经营活动中的存货主要包括：原材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等；企业代销、代管、代修、受托加工的存货，虽不归企业所有，也应纳入企业存货管理范畴。

存货资产业务会计制度设计的目的：强化企业对存货的管制，保证存货安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，杜绝存货业务中的各种差错和舞弊行为的发生。

存货流转程序：以生产企业为例，可描述如图4-1所示：

不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式；即使同一企业，不同类型存货业务流程和管控的方式也可能不尽相同。企业建立和完善存货内部控制制度，必须结合本企业的生产经营特点，针对业务流程中主要风险点和关键环节，制定有效的控制措施；同时，充分利用计算机信息管理系统，强化会计、出入库等相关记录，确保存货管理全过程的风险得到有效控制。

（一）存货资产业务内部控制的总体措施

从图4-1可以看出，一般生产企业存货业务流程可分为取得、验收、仓储保管、生产加工、盘点处置四个阶段，包括取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、原料加工、装配包装、盘点清查、销售处置等主要环节。具体到特定生产企业，存货业务流程可能较为复杂，不仅涉及上述所有环节，还细化为更具体的子流程，并且存货可能在企业内部经历多次循环。比如，原材料验收入库、领用加工，制成半成品入库或现场保管、半成品被领用深加工，产成品完工入库，直至发出销售等过程。

就存货的一般流程而言，其内部控制的总体措施应包括如下方面的内容：

1．存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；

2．存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；

3．存货成本核算方法、跌价准则计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。

（二）存货资产业务内部控制的具体设计内容

企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

存货资产业务的不相容性主要包括：

1．存货的请购与审批，审批与执行；

2．存货的采购与验收、付款；

3．存货的保管与相关会计记录；

4．存货发出的申请与审批，申请与会计记录；

5．存货处置的申请与审批，申请与会计记录。

由此，可以从以下四个方面着手：

    1.请购与采购控制

    2.验收与保管控制

    3.领用与发出控制

    4.盘点与处置控制

请购与采购控制：该环节主要风险是存货预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致存货积压或短缺。主要内部控制措施是建立企业请购申请制度与明确请购程序；实行存货采购的预算管理；专人负责安全存货水平和经济采购批量；完善采购环节管理制度等。

验收与保管控制：该环节主要风险是验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符；存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。主要内部控制措施是严密的出入库手续；标准化的储存条件；分类的管理方式；存货保险；存货日常巡检制度。

领用与发出控制：该环节主要风险是存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。主要内部控制措施是确定合适的存货发出管理模式；严格存货准出制度；加强存货领用记录。

盘点与处置控制：该环节主要风险是存货盘点清查制度不完善、计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况；存货报废处置责任不明确、审批不到位，可能导致企业利益受损。主要内部控制措施是建立存货盘点清查工作规程；拟定详细盘点计划；编制盘点清查结果书面报告；定期分析存货存储状态。

存货资产业务的账户与会计凭证设计取决于其总分类核算方式。资产负债表左方专门设有“存货”报表项目，这意味着企业在会计核算时可设置“存货”总分类账户，然而，企业实践中对存货是进行分类管理的，按照一般生产企业的存货分类方式，“存货”这一总账可以细分为材料采购、原材料、低值易耗品、库存商品、周转材料、委托加工物资、委托代销商品、生产成本等，它们共同构成了“存货”账户的明细项目。按照企业管理需要，这些项目也可以一级账户的形式出现。这样，就为存货资产业务核算提供了有用的账户体系。

存货具有种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，并且不同种类的存货间还经常处于转换状况，因此，存货资产业务会涉及较多的会计凭证，比如收料单、自制材料交库单、领料单、限额领料单、发料凭证汇总表、自制半成品收发存表、盘盈盘亏报告单、存货报废审批单等。为种类繁多的存货设计相应的会计凭证的总体原则是能够清晰覆盖存货从采购到被耗费的各个环节，这是从存货的大流程而言的，而且还要关注存货大流程内部的子流程，即不同种类存货间的转换，只有这样才能真实反映出存货参与企业价值增值过程。

（二）存货资产业务账务处理程序的设计

1．存货资产业务核算基础工作

存货资产业务核算的基础工作包括了存货分类、存货计价与存货盘存。其中的存货分类前已述及，其他方面的总体内容是：

（1）存货发出的计价方法包括先进先出法、加权平均法或个别计价法。这些方法的选择应当反映存货的特点及企业内部存货流转管理方式，计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更，以防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。

（2）企业应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。盘点前应制定详细盘点计划，保持盘点记录完整并及时处理盘盈盘亏。

（3）仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行账龄分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面的记录材料。

2．存货资产业务账务处理程序的设计

存货资产业务的账务处理程序要匹配于存货资产的业务流程。以存货资产领用业务为例，其程序的设计要点如表4-3所示。