《会计制度设计》第三章 3.2 会计凭证设计

任务描述

下述是关于会计凭证的论述：

（1）某公司日常交易对象多为个体户，大多数交易都是现金交易且没有相关凭证，所以只能用白条和自制收付凭证来支持账务处理，但该公司保证这些活动都已经真实发生。

（2）甲公司库存商品发出时，由销售部门填制一式四联出库单。仓库发出库存商品后，将第一联出库单留存登记库存商品卡片，第二联供销售部门留存，第三、四联交给会计并由其登记库存商品总账和明细账。

（3）XX公司日常交易对象多为个体户，大多数交易都是现金交易且没有相关凭证，所以只能用白条和自制收付凭证来支持账务处理，但他们保证这些活动都已经真实发生。

（4）某企业以零售、批发商业发票来代替饮食服务行业发票。

你认同这些做法吗？试分析并说明理由。

案例学习

学习提示：学习本案例有助于你完成本节的学习任务，认真思考后可以查看分析提示。

理论知识

将企业业务活动的原始数据加工成会计信息是依靠会计凭证来实现的，会计循环中的会计确认、会计计量与会计记录具体化为会计实务上的会计凭证设计。

会计核算的首要职能是将企业实际发生的业务活动以特定的方式加以反映，而反映的基础就是业务活动的内容、金额等原始资料，这在会计学上被称为原始凭证，原始凭证是指为经济业务发生时取得或填制的原始资料。

分析原始凭证的功能可以有多个角度。比如：

1．从核算角度看

原始凭证是企业总分类核算的起点，企业任何经营活动是否被纳入会计活动取决于原始凭证。原始凭证提供的原始数据是会计信息加工的“原材料”，在会计信息加工过程中投入的“原材料”质量越高加工所得的会计信息质量也就越高。日常会计核算过程中“假账真算”就是一种。

2．从管理角度看

原始凭证一定程度上是企业管理授权的体现，一系列相关原始凭证构成了企业特定管理指令的实施，比如原材料“发料单”就意味着授权原材料仓储部门、生产部门、财会部门等共同完成由资产会计要素向费用会计要素的转换。原始凭证描述着相关的管理契约内容。当然，还可以从法务会计、内部控制、全面预算管理、应诉反倾销等多个视角对原始凭证的功能进行界定。

①原始凭证的种类设计

原始凭证有不同的分类角度，通常按形成来源不同可分为自制原始凭证与外来原始凭证；按完成手续不同可分为一次凭证与累计凭证；按用途不同可分为通知凭证、执行凭证与计算凭证；按发生次序可分为最初凭证、汇总凭证与分割凭证，等。由于外来原始凭证取自企业外部，因此无法干预也就无设计而言，但企业自制原始凭证也有可能流出企业而成为接受凭证企业的外来原始凭证，从这个角度看，自制原始凭证也应具有一定程度的社会公共（统一）性，这也有利于市场交易的形成。原始凭证种类设计就是指自制原始凭证的设计，只是在设计过程中将自制原始凭证又细分为一般自制原始凭证的设计与特殊自制原始凭证的设计两类。

· 一般自制原始凭证

这类原始凭证通常是按照企业业务流程而设置的，表现为与具体经济业务种类相对应，比如反映货币资金收付的原始凭证、反映物资增减变化的原始凭证、反映产品生产活动的原始凭证、反映购销业务的原始凭证、反映固定资产增减变化的原始凭证、反映往来结算业务的原始凭证、反映结转业务的原始凭证等。这类原始凭证多是源自直接业务活动，业务发生或完成之时会有原始凭证自动形成。

· 特殊原始凭证

这类原始凭证的特殊性通常表现在是对会计账簿上日常核算信息在编制财务报告前的调整，而这些调账也需要相应的原始凭证，比如将总账账面价值调整为财务报告编制日的公允价值应具备的原始凭证；在外币报表折算时折算汇率选择的原始凭证等。当然，这其中也包括日常核算的特殊原始凭证的取得或填制问题，比如在固定资产租赁开始日使用未来现金流量贴现值计算租赁固定资产可能账面价值时需要的与现值计算有关的原始凭证等。

②原始凭证构成要素设计

原始凭证构成要素是指满足会计核算需要的原始凭证应该具备的基本内容。不同种类的原始凭证的构成要素设计是不同的。这里的原始凭证构成要素设计主要是指自制原始凭证，对于外来原始凭证则是指原始凭证审核内容与方法的设计。然而不管是自制还是外来原始凭证，它们有着共性，因为外来原始凭证是相对于自制原始凭证而言的，是从企业外部单位取得的，但对发出单位而言则可能就是其自制原始凭证，另外还有很大一部分原始凭证是以社会统一的内容格式以供市场交易使用的。这样看来，原始凭证在构成要素上具有很高程度的社会共性，由此决定了在总体构成要素上的共有内容。

原始凭证构成要素的基本内容包括原始凭证名称、填制原始凭证的单位名称、填制原始凭证的日期和编号、接受原始凭证的单位名称、经济业务内容（摘要、计量单位、数量、单价和金额等）、经办人的签名或盖章。对于原始凭证构成要素基本内容以外的部分就需要企业根据具体的需求来设计了，比如有些原始凭证还需要同时满足计划、统计及其他业务管理工作，因此可以根据具体情况增设一些补充性的内容，例如可以注明与该业务有关的生产计划、工作指令、合同或预算等。

原始凭证构成要素设计的总体思路是满足经济活动原始资料的源头管理，即描述经济活动内容的完备性，否则就不能称为符合法律效力的书面证明。

记账凭证是以会计学特有的方式对原始凭证的初步加工，是将经济活动原始数据转变为会计信息的第一步。这种转变的核心就是以会计分录的方式对原始凭证进行会计语言描述。会计凭证是指会计人员根据审核后的原始凭证或原始凭证汇总表进行归类、整理，并确定会计分录而编制的作为登记账簿依据的会计凭证。在实际工作中，记账凭证也称为传票。

记账凭证主要是对所附原始凭证的经济业务以会计分录方式核算出来，因此其设计的核心内容在于所编会计分录的形式。然而，记账凭证的编制也是业务的审核过程，又是企业日后进行账项审计的基础，尤为重要的是，自制原始凭证与记账凭证及其会计账簿种类与内容是管理活动的重要载体，体现着权责配置下的授权与受权情况，因此，会计循环的每一环节都应体现出特有的管理性，而这表现在会计凭证与会计账簿的外在形式设计上。

记账凭证种类设计：

在会计实务中，记账凭证有着多种分类方式，比如按与货币资金关系分为收款凭证、付款凭证与转账凭证；按填制方式不同分为单式记账凭证与复式记账凭证；按格式不同分为通用记账凭证与专用记账凭证，等等。在具体设计记账凭证的种类时，一方面考虑原始凭证所描述的经济业务性质、业务内容的大小等，另一方面还要考虑到企业管理要求，尤其是这种管理要求对会计账簿具体格式的影响。在考虑简化记账凭证编制时，可采用联合凭证的格式，即在原始凭证或原始凭证汇总表上增加应借应贷项目，以满足记账工作要求。

比如记账凭证按与货币资金关系分为收款凭证、付款凭证与转账凭证就具有多层涵义：其一是从管理角度突出了企业货币资金作为流动性最强资产而单独列报的重要性，体现出了“现金至上”的观念；其二是从账簿设置上明确了现金日记账与银行存款日记账作为特种日记账的存在；其三是从财务报告编制角度为现金流量表提供了有关的会计科目记录分析填列的基础。

会计凭证传递是指会计凭证从取得或填制到归档保管的过程中，在企业内部有关部门和人员之间的传递程序与传递时间。会计凭证传递是企业内部控制制度的重要组成部分，通常是以会计凭证传递流程图的方式来指导这项工作。合理的会计凭证传递设计应关注以下三个问题：

（1）要根据各单位经济业务的特点、内部机构设置、人员分工及管理需要，恰当地规定会计凭证传递的环节和份数。既要满足各部门的需要，以便处理和审核，又要避免凭证传递过程中的不必要环节以提高传递效率。

（2）根据各有关部门和经办人员办理各项经济业务的必要手续，合理规定会计凭证在各个环节的停留时间，保证会计凭证及时传递。

（3）会计凭证的传递要前后环节紧密衔接，手续齐备，以保证凭证传递安全、完整，防止丢失。

会计凭证是企业重要的档案，因此企业必须按照相关要求定期装订成册、归档保管，并制定严格的借阅手续与遵守保管期限和销毁手续。对于信息化会计档案要指定专人负责管理，定期备份，做好防消磁、防火、防潮和防尘等工作；对于存储介质保存的会计档案，应当定期检查，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。