《秘书学》期末复习题

《秘书学》期末复习题

1．在秘书信息工作中最能体现智谋性助手作用的环节是（ B ）

A．信息的收集 B．信息的反馈 C．信息的贮藏 D．信息的加工

2．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（ C ）

A．服务原则 B．求实原则 C．效率原则 D．管理原则

3．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（ C ）

A．最先发生的事 B．最先下达的任务 C．急事要事 D．重要但不紧迫的事

4．“慎独”是秘书一种重要的（ D ）

A．工作方法 B．思维方式 C．认知途径 D．道德修养方法

5．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（ A ）

A．潜隐性的特点 B．直接性的特点 C．公开性的特点 D．被动性的特点6.“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是（ B ）。

A.调查过程 B.研究过程 C.行文过程 D.办会过程

7. 秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（ C ）

A．弱化领导工作效能 B．减弱领导决策作用 C．强化领导工作效能 D．强化领导决策职权

8. 秘书活动的主体是（ c ）

A．秘书部门 B．秘书工作 C．秘书 D．领导工作

9. 会议结束后，秘书的文件整理、落实、催办体现了秘书为领导工作的（ B ）

A．前期铺垫 B．补偿代劳 C．拓展延伸 D．拾遗补缺

10. 当领导意图与下属抵触时，秘书对下级的正确做法是( D )

A.批评指正 B.安抚附和 C. 暂时不理 D.多做解释

11.我国新时期秘书工作“三服务”的指导思想是指（ ACD ）。

A.为直接领导服务 B.为上级领导服务 C.为相关的各级领导服务 D. 为人民群众服务

12.秘书工作的政治性主要体现在：（ B CD ）。

A.群众性 B.人民性 C.阶级性 D. 政策性

13.秘书处理来信的基本要求是（ A B C D ）。

A.及时拆封 B.详细阅读 C.认真登记 D. 回信答复

二、名词解释

1、秘书学：是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学

2 秘书职能:是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标和管理的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职业权限。

2、催办：指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查，以确保落实。

3、拟办 ：文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

5、秘书人际关系：是指秘书人员在工作生活中通过行为交往、语言交流等方式从而获得他人的理解、信任与支持并最终建立起彼此间融洽的合作关系。

6、秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（狭义）

秘书是指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息提供服务。（广义）

7、综理制：综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。

8、分理制：分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。9、秘书礼仪： 指秘书在工作和社会交往活动过程中形成的应共同遵守的行为规范和准则.具体表现为礼节、礼貌、仪式、仪表等。

10、秘书协调 ：在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现共同目标的过程。

11、会议：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有 2 人以上共同参与，以一定方式聚合在一起。

12、秘书的表达能力：秘书的表达能力是指通过语言、文字和身势等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。（口头表达能力是指运用口语交流思想，传达信息的能力；书面表达能力就是运用书面文字表达思想、交流信息的能力，即写作能力；身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段表情达意的本领）

三、简答题

1、秘书学的研究内容及研究方法是什么？

研究内容：（1）对中外秘书史及秘书工作规律的研究

（2）对当代秘书工作规律的研究

（3）对秘书工作管理体制的研究

（4）对秘书任职人员的要求以及秘书团队建设和办公技术的研究。

（5）对相关学科新发展在秘书学中应用的研究。

研究方法：（1）调查研究法（实证分析法、事实研究法）

（2）系统研究法

（3）比较研究法

（4）案例研究法

（5）资料分析法

（6）科学抽样的方法

（7）历史研究法

2、秘书机构的管理工作内容是什么？

（1）秘书机构的整体管理：① 合理设置秘书机构

② 建立健全岗位责任制度

③ 科学化的工作程序和方法

④ 秘书机构的弹性管理

⑤ 完善秘书机构的信息系统

⑥ 秘书机构的办公自动化

（2）秘书人员的个人管理：① 工作管理

② 行为管理

③ 时间管理

④ 办公环境管理

3、秘书调查研究工作的基本内容有哪些？

（1）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息

（2）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。

（3）市场调研：了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息

（4）专业题性调研： 对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对领导指定的或上级机关交办的重要工作的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查

（5）舆论热点调研：是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息

（6）突发事件或事故调研：对有关事故事件的调查以求迅速查明原因，找出事实真相并提出处理建议。4、会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

会前准备：1）制定大中型会议方案（会议主题与议题、会议名称、会议议程，会议时间、日期、会议所需设备工具、确定会议与会代表的组成、会议文件范围、做好文件印制和发放工作、经费预算、住宿、餐饮安排、筹备机构）

2）会议时间安排（确定时间、议程和日程）

3）确定会议地点（上司和与会者方便前往、会场大小和会议规模相符、良好设备配置、不受外界干扰、有无停车场所、租借费用合理）

4）确定与会人员范围

5）准备会议文件资料（上司会议文稿、准备材料、发言人文稿、资料袋）6）发放会议通知

7）制作会议证件

8）制作指示标志

9）预订确认会议室及会议布置

10）准备会议所需物品设备

11）安排餐饮

12）大型会议的接送站、报到

13）大型会议的预算经费

会间准备：1）会前的最后检查

2） 组织签到和登记

3）做好必要的录音录像工作

4）会议设备的的操作与维护

5） 做好会议的记录工作

6） 提供会议资料与联络协调

7） 做好会议的保密和保卫工作以及处理会议中的突发事件

8）组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作

9）编发会议简报

会后工作：1）合理安排与会人员返程

2）提醒与会人员及时做好各种物品的清退

3）清理会场与文件

4）撰写会议纪要

5）整理会议资料，立卷归档

6）会议效果的评估

7）会议的总结

5、秘书机构设置的基本原则是什么？

秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效、规范化、科学化的原则

（1）适应性：要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。

（2）精简：中央、国家机关的秘书部门一般不超过三级。地方各级机关及企事业单位一般一至两级。减少层次，减少环节，有利于高效运转。

（3）高效：要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。同时要采取积极措施，努力提高秘书队伍的整体素质。

（4）规范化原则

（5）科学化原则：① 组织结构要科学

② 职责确定要科学

③ 团队人员配备要科学

6、秘书信息工作所收集信息有哪些类型？

（1）按照信息源的性质划分：自然信息、社会信息

（2）按信息的表现形式：语言信息、非语言信息

（3）按信息在秘书工作中的作用：预测信息、动态信息、回馈信息

（4）按信息源的方向：上级信息、内部信息、下级信息

（5）按信息的内容：政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息

7、秘书部门收集信息的途径有哪些？

（1）信息网络渠道

（2）文书渠道

（3）书刊渠道

（4）调查渠道

（5）会议渠道

（6）信访渠道

（7）科研渠道

（8）档案渠道

8、秘书对上司的补偿作用及其主要内容？

（1）时间的补偿

（2）精力的补偿

（3）知识的补偿

（4）能力的补偿

（5）智力的补偿

（6）心理的补偿

9、会议的基本要素是什么？

目的、时间、会址、主持者、名称、与会者、议题、议程等

10、秘书公文写作包含哪些基本工作程序？

（1）明确发文主旨

（2）收集有关材料，进行调查研究

（3）拟出提纲，安排结构

（4）落笔起草，拟写正文

（5）反复检查，认真修改

准备阶段 1）授受意图 理清思路

2）收集资料 寻求依据

3）拟订提纲 构思布局

草拟阶段 注意

1）讲究语法 字斟句酌

2）讲究逻辑 表达准确

3）讲究格式 遵规循格

定稿阶段 1）审核-发现问题

2）修改-改错与调整

3）定稿-领导审定 签发通过

11、秘书人员存在哪些常见的不良心理现象？

（1）畏上心理

（2）自负心理

（3）厌倦心理

（4）讨好上司心理

（5）焦虑心理

12、秘书处理与领导的关系主要有哪些方法？

（1）主动配合适应

（2）尊重与服从，但不盲从

（3）委婉提醒，适时规劝

（4）维护上司间团结

（5）尽力消除分歧

（6）巧妙回避

（7）不要参入个人意见和态度

（8）淡化低调处理矛盾

（9）对领导说“不”的艺术

四、论述题

1、一名当代合格的秘书人员自身的素质要求包括哪些方面？

（1）德：1）思想政治素质

A.远大的人生理想

B.坚定的政治信念

C.较高的政策水平

D.较强的法治观念

E.高度的工作责任感

F.较高的遵守纪律的自觉性

2）秘书观念问题

服务观念 创新观念 价值观念 参谋观念 信息观念 系统观念 效能观念 保密观念

3）秘书作风修养

实事求是 主动负责 艰苦奋斗 联系群众 雷厉风行 严细谨慎

4）秘书职业道德修养

廉洁奉公 不谋私立；埋头工作 淡薄名利；服从领导 当好助手；谦虚谨慎 平等待人；严守机密不慕虚荣（2）才：秘书的知识与能力素质

1）秘书的知识结构 （基本层次 中间层次 最高层次）

2）秘书的智力与能力结构（智力:观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力） 能力:（语言表达能力协调能力 管理能力 信息处理能力）

3）秘书的基本技能（电脑应用 双语言 速记与快读）

4）秘书的特殊素质

（3）心理素质

（4）身体素质

2、紧密结合秘书工作实践论述秘书信息工作的重要意义。

（1）辅助领导者正确决策

信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。

（2）协助领导者科学管理

科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。

[过程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标（3）开阔领导者与秘书的思路

信息社会 · 现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。（4）提高秘书工作效率

秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。

3、秘书如何才能发挥好参谋助手作用？

（1）当领导选择决策目标时，秘书要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考；

（2）当领导酝酿决策方案时，秘书要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考；（3）当领导审定决策方案时，秘书要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达;

（4）领导决策下达后，秘书要通过信息、调研、特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议